We gaan bijna weer het nieuwe jaar in, een goed moment voor reflectie, om na te denken over je efficiëntie en productiviteit van het afgelopen jaar. Zoals je waarschijnlijk al gemerkt hebt, is het bouwen en beheren van een webwinkel ontzettend veel werk. Er komen zoveel dingen bij kijken dat je wel wat hulp kunt gebruiken om dit georganiseerd te laten verlopen. Naast een goed ondernemingsplan en een marketingstrategie, kunnen bepaalde computerprogramma’s je ook helpen om efficiënter te werk te gaan. Vooral mobiele apps kunnen hier een steentje aan bijdragen. We zetten daarom op een rijtje wat de belangrijkste apps voor online ondernemers zijn en waar je deze voor kunt inzetten.
Omdat er zoveel zijn, gaan we niet in op iedere mobiele app die je zou kunnen gebruiken om efficiënter je werk te doen, we pikken de belangrijkste eruit.
statistieken

Statistieken:

Net als veel webwinkelondernemers bekijk je waarschijnlijk regelmatig de statistieken. Bijvoorbeeld over de bezoekers die op je webwinkel komen of de efficiëntie van de verschillende marketingkanalen die je inzet om deze bezoekers naar je website te trekken. Het is altijd belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de statistieken en cijfers zodat je, op basis hiervan, betere beslissingen kunt nemen voor je marketing en webwinkel.

Analytics

Statistieken die je gratis uit Google kunt krijgen zijn wat ons betreft het begin. Google Analytics is een gratis tool die je voor iedere website of webshop kunt instellen. Hoewel de tool geheel kosteloos is, krijg je er ontzettend veel informatie uit. Je kan bijvoorbeeld ook zien hoe lang bepaalde bezoekers op een webpagina verblijven en op welke webpagina bezoekers waarschijnlijk weer vertrekken. Op basis hiervan kan je de website verder optimaliseren. Google Analytics heeft ook een handige app waarmee je vrijwel alle informatie kunt inzien die je op je gewone computer ook kunt bekijken.

analytics

AdWords

Naast het normale verkeer uit de zoekmachines, is het natuurlijk nog belangrijker om te weten hoe je betaalde advertenties presteren. Google AdWords heeft daarom ook een mobiele waarmee je vanuit iedere locatie snel kleine aanpassingen kunt doen. Toch moeten we aangeven dat de mobiele app van Google AdWords voornamelijk geschikt is om je statistieken te bekijken. Je kan ook zoektermen aanpassen of biedingen wijzigen maar dat is op de computer of met de Google AdWords editor toch een stuk overzichtelijker waardoor je sneller kunt werken en minder snel fouten zult maken.
 

adwords

Je webshop zelf (beheer)

Als je helemaal mobiel wilt zijn, is het misschien ook nodig om je webwinkels zelf te kunnen beheren vanaf je smartphone of tablet. Met een aantal webshop software systemen is dit goed mogelijk.
Als het beheer van je webshop via je mobiele telefoon een absolute must is, raden we aan om te kijken naar Lightspeed of Shopify bijvoorbeeld, bij de licentie-aanbieders heb je de mogelijkheid om je webshop te beheren vanaf een mobiele app. Je kan vrijwel alle zaken beheren, waaronder ook het afhandelen van orders, via de Shopify app. De Lightspeed app kan dit ook en nog veel meer.
Magento biedt echter nog geen mogelijkheden om je webshop te beheren vanaf een mobiele applicatie. Dit is vrij verrassend omdat Magento 2 onlangs werd uitgebracht, Hierbij hebben de ontwikkelaars er echter nog geen rekening mee gehouden, of het was te moeilijk om te ontwikkelen. Er is wel een app die je kan inzetten om de statistieken van je Magento webwinkel te bekijken op je mobiele telefoon, met MageMob Admin kan je alle activiteiten op je webwinkel in de gaten houden. Deze app is vooralsnog wel alleen verkrijgbaar in de Apple IOS Store.

Klantenservice

Daarnaast zou het natuurlijk ideaal zijn als je niet per se op kantoor hoeft te zijn om bijvoorbeeld het klantenservice werk uit te voeren. Als je alles vanaf je mobiele telefoon kunt beheren, word je zelf ook een stuk mobieler. Daarom een aantal tips om de klantenservice efficiënter te laten verlopen met behulp van mobiele apps.

  • Telefoon

De meeste webwinkel beheerders zijn behoorlijk veel tijd kwijt aan het afhandelen van telefoontjes met vragen over de producten of het bestellen. Uiteraard moet je goed bereikbaar blijven, dit is ook goed voor het imago van je webwinkel. Als je nog niet zo groot bent, is het waarschijnlijk nog niet mogelijk om alles uit te besteden. Als dat het geval is de raden we je aan om gebruik te maken van een mobiele applicatie die als een slimme voicemail acteert, Bijvoorbeeld de Voizie app voor Apple producten.

  • Email

Op het gebied van e-mail hoeven we gelukkig niet zo lang te zoeken. Uiteraard is het handig om je die mailtjes op je telefoon of tablet te kunnen beantwoorden. Op die manier kan je vragen van klanten vaak een stuk sneller beantwoorden, wat weer meer verkopen kan opleveren. Het maakt echter niet zoveel uit wat voor e-mail programma je gebruikt, vrijwel alle grote programma’s hebben een mobiele app, waaronder ook Outlook en Gmail bijvoorbeeld.
email

  • Social

Dit is natuurlijk een in kopietje en waarschijnlijk heb je de belangrijkste social mi al op je telefoon. Naast de normale applicaties van Facebook, Twitter en bijvoorbeeld Instagram zijn er ook extra tools die je kunt inzetten. Zo heeft Facebook bijvoorbeeld ook een speciale Facebook Ads app, hiermee kun je overzichtelijk je advertenties beheren. Twitter heeft bijvoorbeeld een aparte app om de statistieken van je kanaal te bekijken, dan weet je altijd wanneer je volgers online zijn zodat je zo efficiënt mogelijk berichten kunt versturen. Het zou toch uitgebreid worden om alle handige apps voor social media hierop te schrijven, ga daarom zelf na welke handige applicaties er nog meer zijn om jouw favoriete sociale media kanalen te optimaliseren en in de gaten te houden.
 

  • Whatsapp (en Web Whatsapp)

We gaan er vanuit dat iedereen bekend is met WhatsApp, wereldwijd het meest gebruikte chatprogramma. Het wordt echter niet alleen gebruikt voor chatten via de mobiele telefoon en tablet, het is ook mogelijk om WhatsApp op je persoonlijke computer of laptop te gebruiken. Dit kan met de website Web Whatsapp. Het werkt echt heel eenvoudig en biedt je de mogelijkheid om je appjes dus gewoon op je computer te bekijken. Dit is handig als je aan het werk bent omdat je dan niet de hele tijd op je telefoon hoeft te kijken als je weer een appje  binnen krijgt. Dit is helemaal ideaal als je ook klantenservice berichten afhandelt via WhatsApp. Met de webversie kan je bovendien ook documenten versturen, linkjes versturen en foto’s ontvangen bijvoorbeeld.
bericht

Georganiseerd werken

Zoals we aan het begin van dit artikel genoemd hebben, zijn mobiele applicaties er vooral voor bedoeld om je leven wat gemakkelijker te maken, dat doe je door meer georganiseerd te werk te gaan. De meest bekende app die hiervoor wordt gebruikt is Workflow. Hoewel deze applicatie er inderdaad zeer uitgebreid en handig uitziet, zal het wel wat tijd kosten om uit te vogelen hoe het allemaal werkt voordat je er efficiënt gebruik van kunt maken.
Een kort overzicht van de mogelijkheden van Workflow:

  • Notities voor jezelf maken
  • Muziek afspeellijsten maken
  • Je voedingsschema beheren
  • Notificaties van je kalender
  • De beste restaurants vinden
  • De beste winkels vinden
  • Relevant nieuws vinden
  • Sneltoetsen voor je belangrijkste contacten

* Let op, dit is slechts een samenvatting, de applicatie biedt nog veel meer mogelijkheden,

Documenten beheren

Naast je e-mails, wil je natuurlijk bij al je documenten op je mobiele telefoon kunnen beheren. We raden je daarom aan om gebruik te maken van de onderstaande Cloud oplossingen voor het opslaan van documenten. Dit is handig omdat je dan altijd zeker weet dat je documenten goed zijn opgeslagen en vanaf meerdere plekken bereikbaar zijn. Je kan deze documenten op je computer openen maar ook op je mobiele telefoon bijvoorbeeld. Daarnaast raak je nooit meer documenten kwijt zoals het geval kan zijn als je deze opslaat op je eigen computer.

Dropbox

Dropbox is een van de meest bekende bedrijven op het gebied van cloud oplossingen, die kan beginnen met een gratis account waarop je tot 2 GB aan documenten kunt opslaan. Voor de meeste persoonlijke accounts of kleine bedrijven is dit meer dan voldoende. Grote bedrijven betalen een kleine bijdrage als er meer ruimte nodig is.
dropbox

Google drive

Bij Google drive heb je zelfs 15 GB aan gratis ruimte om je documenten op te slaan. Houd er wel rekening mee dat deze ruimte ook benut wordt voor je Gmail en Google foto’s bijvoorbeeld. Mocht je alsnog meer ruimte nodig hebben, dan is dat uiteraard mogelijk tegen een kleine betaling.
google drive

Wachtwoorden

De meeste mensen hebben voor hun privé zaken al behoorlijk veel wachtwoorden, als je een onderneming begint, en zeker een webwinkel, komen daar nog veel meer wachtwoorden bij. Je kan dit uiteraard opslaan in een eigen documentje maar dat is niet erg veilig. Zelfs niet als het op een Google omgeving of Dropbox staat bijvoorbeeld. Lastpass Heeft daarom een applicatie ontwikkeld waarmee je wachtwoorden kunt beheren en kunt versturen aan anderen zonder dat zij deze te zien krijgen. Je kan dit ook weer gebruiken op je computer tablet en mobiele telefoon.

Boekhouding

We hebben hierboven ook al even kort genoemd dat het handig is om inzicht te hebben in je cijfers en statistieken. Hetzelfde geldt natuurlijk ook voor de boekhouding. Je kan bijvoorbeeld altijd en overal inzien of facturen betaald zijn, een factuur of offerte sturen, en bonnetjes inscannen zodat deze gelijk worden opgeslagen. Er zijn veel verschillende online boekhoudprogramma’s die geschikt zijn om te koppelen aan je webwinkel. Er zijn echter maar een paar die ook een handige mobiele applicatie hebben.
 

 
Als je alleen een applicatie nodig hebt om je facturen en offertes te beheren, raden we je aan om te kijken naar het Nederlandse Factuursturen.nl, dit bedrijf heeft onlangs een app ontwikkeld waarmee je vanaf je mobiele telefoon eenvoudig offertes en facturen kunt versturen.
boekhouding

CRM-systeem

Naast je webwinkel en boekhouding is het ook handig om het contact met je klanten te registreren. Je kan contact hebben met je klanten via e-mail, via applicaties en via de telefoon bijvoorbeeld. Het is belangrijk om al deze manieren van contact op te slaan per klant zodat je altijd inzicht hebt in dit contact. Een programma dat je hiervoor kunt gebruikennwordt ook wel een CRM-systeem genoemd. CRM staat voor customer relationship management. Enkele handige applicaties die je hiervoor kunt gebruiken zijn ( kort overzicht, er zijn nog veel meer)

    • Dynamics van Microsoft is een gratis bekende app voor CRM
    • Exactonline heeft ook een CRM uitbreiding, genaamd Exact CRM

 

  • Salesforce is een andere uitgebreide app waarmee je al het contact met je klanten kunt beheren

 

To-Do lijst

Een handig programma om je To-Dolijst bij te houden is naar mijn mening een echte must voor online ondernemers en zeker voor eigenaren van een webwinkel. Zoals hierboven al eerder beschreven, kan het beheren van een webwinkel behoorlijk veelzijdig zijn. Daarnaast is het ongetwijfeld herkenbaar dat de beste ideeën je te binnen schieten op de gekste momenten, als je onder de douche staat bijvoorbeeld of als je net naar bed gaat. Een handige applicatie waarmee je snel je gedachtegangen kunt opschrijven en om kunt zetten in To Do lijstjes, is daarom een ware must. Er zijn een aantal grote apps op het gebied van To-Dolijstjes. De meest bekende is waarschijnlijk Evernote, daarna volgt Wunderlist die ik zelf gebruikt. Een andere bekende is Tasker. Probeer ze allemaal even uit, de functies zijn vrijwel hetzelfde maar de look & feelis net even weer wat anders, neem dus een kijkje om te ontdekken welke applicatie het beste bij je past.
Het mooie aan de bovenstaande apps vind ik dat je ze altijd kan bereiken, op je normale computer, op je laptop, op je tablet en ook op je mobiele telefoon. Het maakt dus niet uit wanneer en waar je een idee te binnen schiet, je zet het snel op je To-Dolijst zodat je het niet vergeet.
to do lijst

Bonus Tip: Zet al je notificaties uit

De bovenstaande tips en applicaties zijn allemaal bedoeld om je leven als online ondernemer wat gemakkelijker te maken. Zorg er dus voor dat deze applicaties je tijd besparen en niet nog meer tijd kosten. Als je zoveel applicaties op je telefoon hebt, zou je namelijk wel eens gek kunnen worden van alle notificaties die je hiervoor krijgt. Je krijgt sms’jes, appjes, Facebook berichten en e-mails binnen bijvoorbeeld. Om te voorkomen dat deze applicaties je tijd helemaal opvreten, raden we je aan om al je notificaties uit te zetten. Ook al betekent dit dat je weer wat minder snel bent met reageren. Kies vaste tijden om je berichten te checken en te reageren op berichten, dan hou je ook nog wat tijd over om andere werkzaamheden voor je webwinkel te verrichten!

Reageer op dit artikel

avatar
  Subscribe  
Abonneren op