Wat is een BTW-nummer en hoe zoek je deze op?
Als ondernemer krijg je met verschillende belastingzaken te maken: de jaarlijkse belastingaangifte, btw en loonheffing bijvoorbeeld. Je bent een ondernemer als je zelfstandig werkzaamheden uitvoert en hier geld mee verdiend.
Als je ondernemer wilt worden, moet je je aanmelden bij de Kamer van Koophandel. Hier krijg je een KVK-nummer, zodat je officieel staat ingeschreven in het Handelsregister en een btw-nummer die je gebruikt om je als ondernemer bekend te maken bij zakenrelaties. Dit btw-nummer is erg belangrijk en vermeld je op je website, facturen en andere communicatiemiddelen.
Wat is een btw-nummer eigenlijk?
Om verwarring te voorkomen, is het belangrijk dat je precies weet wat een btw-nummer eigenlijk is. Dit nummer krijg je, naast je KVK-nummer, van de Belastingdienst als je je inschrijft als ondernemer. Je kunt het als het ware zien als een soort van registratienummer. Door dit nummer te gebruiken, zien zakenrelaties, zoals klanten en leveranciers direct wie jij bent. Sommige mensen noemen het btw-nummer ook wel een identificatienummer of btw-ID. Het oude btw-nummer werd gekoppeld met je Burgerservicenummer (BSN), maar dit is nu niet meer het geval. Hierdoor wordt je privacy nog meer gewaarborgd.
Een btw-nummer ziet er zo uit:
- Landcode NL
- 9 cijfers
- De letter B
- 2 controlecijfers
Een voorbeeld van een btw-nummer is NL123456789B10
Verwar het btw-nummer niet met het omzetbelastingnummer
Veel mensen verwarren het btw-ID met het omzetbelastingnummer, maar dit zijn twee verschillende nummers. Voor contact met de Belastingdienst gebruik je het omzetbelastingnummer. Deze gebruik je dus bij het doen van btw-aangifte, het terugvragen van oninbare btw en het verleggen van je btw. Heb je een eenmanszaak? Dan is het omzetbelastingnummer gebaseerd op je BSN.
Een omzetbelastingnummer ziet er zo uit:
- Fiscaal/RSIN nummer of Burgerservicenummer (BSN)
- Toevoeging van de letter B met twee cijfers: B01 t/m B99
Een voorbeeld van een omzetbelastingnummer is: 123456789B01
Moet ik een identificatienummer/btw-ID aanvragen?
Misschien weet je dit nog wel van vroeger, maar een aantal jaar geleden moest je een btw-nummer aanvragen als je een onderneming ging starten. Tegenwoordig wordt het allemaal voor je geregeld en hoef je het btw-ID niet meer zelf aan te vragen. Bij het aanmelden bij de KVK wordt jouw onderneming namelijk automatisch aangemeld bij de Belastingdienst. Vervolgens krijg je het btw-identificatienummer per brief opgestuurd. Daarnaast krijg je ook een omzetbelastingnummer per brief.
Eenmanszaak
Schrijf je je als eenmanszaak in bij de KVK? Dan krijg je binnen 2 weken twee verschillende brieven van de Belastingdienst: eentje met het btw-nummer en een andere met het omzetbelastingnummer. Het oude btw-nummer voor eenmanszaken werd gebaseerd op je BSN nummer. Om fraude tegen te gaan en de privacy te versterken, krijgen eenmanszaken nu zowel een btw-ID als een omzetbelastingnummer.
Overige rechtsvormen
Bij het oprichten van een besloten vennootschap, vof, maatschap of andere rechtsvorm krijg je na inschrijving bij de KVK automatisch binnen 2 weken een brief van de Belastingdienst. Deze brief bevat zowel het btw-ID als het omzetbelastingnummer. Let op: deze twee nummers verschillen nauwelijks van elkaar.
Stichting of vereniging
Je krijgt alleen een btw-nummer voor een vereniging of stichting als deze voldoet aan de eisen van het ondernemerschap. De Belastingdienst bepaalt of je hieraan voldoet op basis van de inschrijving bij de KVK. Als er sprake is van een onderneming ontvang je een brief thuis met de twee nummers. Is er twijfel of zijn er onduidelijkheden? Dan wordt er contact met je opgenomen.
Btw-ID aanvragen zonder inschrijving bij de KVK
Alle ondernemingen in Nederland moeten zich inschrijven bij de KVK, maar er zijn een aantal uitzonderingen. Zo hoeven bijvoorbeeld informele verenigingen, eenmanszaken met activiteiten die niet gelden als onderneming en buitenlandse rechtsvormen zonder vestiging in Nederland zich niet aan te melden bij de KVK. Is een van de bovenstaande situaties op jou van toepassing? Meld je dan bij de Belastingdienst en vraag vervolgens een btw-nummer aan.
Wanneer gebruik ik het btw-nummer?
Wist je dat je vanaf 1 januari 2020 verplicht bent om je btw-nummer te vermelden op facturen, je website en andere communicatiemiddelen. Op deze manier maak je duidelijk naar klanten, bedrijven en leveranciers met wie ze te maken hebben. Daarnaast is het vermelden van het btw-ID op je facturen belangrijk voor de btw-aangifte. De datum die je op je factuur zet bepaalt namelijk de aangiftedatum. Dus stuur je een factuur op 1 mei? Dan moet je de btw meenemen in de aangifte van kwartaal 2. Om btw-aangifte te doen gebruik je echter het omzetbelastingnummer en niet het btw-ID. Om deze reden wordt btw-aangifte ook wel aangifte omzetbelasting genoemd.
Waar vind ik mijn eigen btw-nummer terug?
Ben je de brief met je nieuwe btw-nummer kwijtgeraakt? Je kunt een kopie van de brief aanvragen via de Belastingtelefoon, maar je kunt je eigen btw-nummer ook eenvoudig terug vinden op de website van de Belastingdienst. Dit doe je door in te loggen op ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’. Hier vind je alle belangrijke informatie en kun je ook btw-aangifte doen.
Tweede btw-ID nodig?
Het is mogelijk om een tweede btw-nummer aan te vragen. Dit doe je als je nieuwe activiteiten gaat doen binnen je bedrijf met een andere SBI-code. Geef dit zo snel mogelijk door aan de KVK en vraag vervolgens een tweede btw-ID aan. Dit houdt in dat je dus twee keer btw-aangifte doet en aparte administratie voor webshops of bedrijven bijhoudt. Nu denk je misschien: waarom zou ik dit doen? Het kan handig zijn als je nieuwe activiteit onder een ander btw-tarief valt.
Btw-ID van een ander bedrijf opzoeken en controleren
Ben je op zoek naar een btw-ID van een ander bedrijf? Er bestaat geen website waar je alle bestaande Nederlandse btw-nummers kunt opzoeken. Het is alleen mogelijk om het nummer rechtstreeks van de onderneming zelf te krijgen. Kijk bijvoorbeeld op de website of neem contact op met het desbetreffende bedrijf. Heb je het nummer van een bedrijf gekregen en wil je deze graag controleren. Het is mogelijk om een btw-ID van een andere internationale organisatie te controleren op de site van Europese Commissie. Dit doe je online via het VIES-systeem. Nederlandse btw-nummers kunnen gecontroleerd worden door met de Belastingtelefoon te bellen. Houd er rekening mee dat er maar vijf nummers gecontroleerd kunnen worden per gesprek.
Het VIES-systeem
VIES staat voor VAT Information Exchange System en hierin kun je naam- en adresgegevens en btw-nummers van internationale klanten en/of leveranciers controleren. Je selecteert de lidstaat van de klant en vult vervolgens het btw-ID in. Laat de letters van de lidstaat weg; deze worden namelijk automatisch al ingevuld. Klik op verificatie en vervolgens krijg je een melding met ‘geldig btw-nummer’ of ‘geen geldig btw-nummer’ te zien. Deze gegevens kun je vervolgens toevoegen aan je factuur, zodat je bij controle door de Belastingdienst kunt aangeven dat je daadwerkelijk het juiste btw-ID en btw-tarief hebt gebruikt.
Wat doe je met het btw-nummer als je bedrijf stopt?
Wil je stoppen met je onderneming? Dan kun je je bedrijf uitschrijven bij de KVK. Deze uitschrijving moet administratief verwerkt worden en het kan daarom voorkomen dat je nog een btw-aangifte moet doen. Bovendien moet je de administratie van je bedrijf goed afsluiten door een eindaangifte voor de omzetbelasting te doen. Vervolgens komen je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer te vervallen.
Bronnen:
