Een zakelijk e-mailadres starten doe je zo
Om overzicht te houden en niet 24/7 bezig te zijn met je werk, is het verstandig om je privé-mail van je zakelijke mail te scheiden. Naast deze scheiding privé-werk, helpt het je ook bij een professionele uitstraling.
Een separaat e-mailadres is dus een goede zet!
In dit artikel delen we een aantal tips hoe je je eigen zakelijke mailadres in het leven kunt roepen.
Outlook of Gmail: kan soms prima, maar let op!
Sommige zzp-ers kiezen bewust voor een Outlook- of Gmail-adres, wat in bepaalde branches op zich wel wordt geaccepteerd. Als je daarvoor kiest, zorg dan dat je bedrijfsnaam voor de @ staat, dus bijvoorbeeld schildersbedrijfkievit@gmail.com. Ga dus niet je mailadres jantje1986@ gebruiken, maar houd het professioneel en zakelijk.
Houd er wel rekening mee dat je onbewust net wat professioneler ingeschat wordt door de buitenwereld als je jouw bedrijfsnaam gebruikt als e-maildomein, bijvoorbeeld jan@schildersbedrijfkievit.nl .
En een webshop?
Voor een webshop is een e-mailadres zoals @gmail of @outlook natuurlijk geen optie. Naast de professionaliteit die je wilt uitstralen, zorgt het voor herkenning als je voor je e-mailadres hetzelfde domein als de URL van je shop gebruikt.
Het is trouwens wel handig om bijvoorbeeld een Gmail-adres aan te maken als back-up en voor het herstellen van accounts.
Als je een webshop gaat starten, maak dan altijd een zakelijk mailadres aan op het domein van je webshop.
Indien je met een webshop builder zoals Shopify of JouwWeb werkt, is een e-mail adres zo opgezet.
Bij een Open Source webwinkel dien je dit te doen bij de hostingprovider. Hiervoor dien je eerst een domein te hebben.
Domeinnaam registreren
Je registreert allereerst een domeinnaam. Dat geldt overigens ook voor mensen die geen webshop of website gaan uitrollen en toch een eigen zakelijk e-mailadres willen maken. Dat is soms gratis,maar dan vaak alleen voor het eerste jaar! Je ziet vanzelf of er mailadressen bij ‘in’ zitten en hoeveel.
Je kan kiezen voor een e-mail only pakket met een domeinnaam maar vaak is een hosting pakket er bij toch ook handig. In heel veel gevallen zul je er uiteindelijk een website naast zetten.
Kies zeker bij een grotere webshop minimaal voor:
- info@
- service@ (of klantenservice@)
- klachten@
Daarnaast kun je nog veel verder gaan en een mailadres voor bijvoorbeeld bestellingen en facturatie en/of de administratie in het leven roepen. Vergeet daarnaast niet om eentje voor jezelf als persoon aan te maken. In de meeste gevallen kun je dit gewoon allemaal zelf instellen, waarover verderop meer.
E-mailadres aanmaken
Zodra je hebt bedacht welke domeinnaam je wil gaan registreren en wat jij de beste webshop hosting partij daartoe vind, kan je aan de slag.
Na het registreren van je domein ontvang je je gegevens over je account en login. De een heeft een eigen customer portal en bij de ander log je in op het controlpanel van bijvoorbeeld cPanel, Plesk of DirectAdmin. Geen zorgen: je krijgt altijd de gegevens toegestuurd die je nodig hebt om in te loggen!
Hoe het precies werkt bij jou, hangt helemaal af waar je je domein hebt geregistreerd.
Als voorbeeld gaan we hier aan de slag met DirectAdmin maar bij vrijwel alle Control Panels zijn de stappen tot het creëren van een e-mail adres identiek. Al met al kun je vaak zelf in bijvoorbeeld DirectAdmin terecht. We laten je hieronder zien hoe dat precies werkt.
Login met de gegevens die je hebt ontvangen van je hosting partij en klik vervolgens op ‘e-mail accounts’ onder ‘e-mail management:
En daarna op ‘create mailaccount’ of bijvoorbeeld e-mail accounts bij een ander Control Panel
Je vult in wat het moet worden, vult de verschillende velden en klikt vervolgens op ‘create’. Zo kun je meerdere mailadressen aanmaken. Kom je hier nou echt niet uit, kun je altijd de partij vragen waar je je domeinnaam hebt geregistreerd.
Webmail en mail-client
Je kunt e-mailen via webmail, maar ook via een mail-client zoals Outlook. Je ontvangt bij de registratie van het domein gegevens die je voor een mail-client kan gebruiken.
Start je een WordPress-webshop? Dan kun je zelfs vanuit daar e-mailen met een plugin, net waar je voorkeur naar uit gaat!
Per webhoster verschilt het hoe je dit configureert en ook tussen Outlook en Gmail zit nog wel een verschil in het koppelen van je e-mail adres.
Vaak kun je deze stap voor stap gidsen vinden door te googlen naar je specifieke webhoster, dus bijvoorbeeld Cloud86, SiteGround of Transip in combinatie met email instellen Outlook of Gmail.
Zo kom je bij Transip bij een uitgebreid stappenplan terecht hoe dit precies werkt. Deze instellingen verschillen enigszins per webhoster en email client, we kunnen dit niet allemaal specifiek per situatie hier toelichten vandaar deze wat meer generieke oplossing.
Tot slot nog even dit
Zeker bij een webwinkel raden we je aan om te kiezen voor een zakelijk e-mailadres …@jouwdomein.nl .
Ga je ook over de grens? Registreer dan ook minimaal .com en eventueel alle extensies van landen waar je aan de slag wilt, zoals .de voor Duitsland. Daar kun je later de vruchten van plukken op het gebied van vindbaarheid in zoekmachines.
