Het aannemen van de juiste personeelsleden kan je webwinkel maken of breken. Zodra je enig succes zal ondervinden zal je bepaalde zaken uit moeten besteden. Veel sollicitatiegesprekken monden echter in niets uit, dit komt bijvoorbeeld omdat er veel tijd verspild wordt met het praten over koetjes en kalfjes. Dit is een verspilling van tijd voor de sollicitant en voor je zelf. We geven je daarom een aantal tips zodat je op een efficiënte manier het juiste personeel kan selecteren, hierbij gaan we met name in op medewerkers voor de klantenservice.
De manier om dit te voorkomen? Zorg dat je een duidelijke strategie heb als het gaat om het aannemen van personeel. Zorg dat je alle stappen doorloopt en dat je een checklist gereed hebt. Het afwerken van een checklist kan echter ook gevaarlijk zijn. Talent moet je scouten, mensen met veel potentie die wellicht niet exact in je vooraf opgestelde profiel passen.
Desondanks maakt een strategische aanpak het aannemen van medewerkers een stuk gemakkelijker, efficiënter en zorgvuldiger. Met een strategische aanpak weet je sneller de juiste kandidaten voor de vacature vinden.
cv

De vacature opstellen

De eerste stap die je neemt bij het zoeken naar klantenservice medewerkers is het opstellen van een duidelijke vacaturen waarin beschreven wordt om wat voor werk het gaat en wie er in in aanmerking komt. Ook hierbij raden we je aan om ze transparant en duidelijk mogelijk te zijn zodat je geen tijd hoeft te verspillen aan het beantwoorden van berichten van mensen die toch niet in het profiel passen.
Waaraan voldoet een goede vacature dan? Zorg er voor dat je in ieder geval de volgende punten aandacht geeft. Je kunt deze volgorde ook gebruiken om je eigen vacature op te stellen.

  • Omschrijving bedrijf, beschrijf wat je verkoopt en wat de omvang van het bedrijf is.
  • Functie omschrijving, omschrijf welke taken er uitgevoerd moeten worden.
  • Functie eisen, omschrijf welke competenties een eventuele kandidaat moet hebben.
  • Kernwaarden, beschrijf de bedrijfscultuur en welke waarden belangrijk zijn binnen het bedrijf.
  • Vergoeding, beschrijf welk salaris de kandidaat kan verwachten.

bezige bij

Zijn er mensen in je netwerk geschikt?

Soms is het helemaal niet nodig om een uitzendbureau of een netwerk in te schakelen om in contact te komen met de juiste kandidaten. Wellicht ken je nog mensen in je netwerk die geschikt zouden zijn voor de functie. Of misschien weten je huidige medewerkers nog potentiële kandidaten die geschikt zouden zijn? Dit werkt prima omdat er dan sneller een gemoedelijke sfeer in je team ontstaat.

Waar plaats je de vacature?

Tegenwoordig zijn er super veel platformen waar je een vacature kunt plaatsen, meestal werkt dit hetzelfde als adverteren. Je betaald voor de views of de kliks die een vacature krijgt. Een netwerk met duizenden vacatures geeft je de mogelijkheid om razendsnel de juiste mensen te vinden. Het kan echter wel een hoop geld kosten en daarom kan je het beter eerst via andere (kosteloze) methoden proberen. als je je netwerk weet te benutten dan zal je bovendien sneller mensen in je eigen regio vinden. Een andere leuke methode is het verspreiden van de vacature op je social media, al moet je hier ook weer mee oppassen want je klanten zitten hier natuurlijk niet echt op te wachten.

Een selectie maken

Als je een vacature hebt uitgezet dan stromen de reacties waarschijnlijk snel binnen. Er zijn in Nederland super veel werkzoekenden en daarom mag het geen probleem zijn om op korte termijn een geschikte kandidaat te vinden. Maar hoe maak je een goede selectie? Je kunt natuurlijk niet tientallen mensen uitnodigen voor een sollicitatiegesprek.
selectie personeel

  • Productkennis en/of affiniteit

Een belangrijk punt is de kennis van producten, nou is dat natuurlijk niet gemakkelijk als je grasmaaiers, waterkokers of hangmatten verkoopt. Het belangrijkste is dat een potentiële klantenservice medewerker in ieder geval affiniteit heeft met de producten die je verkoopt. Dan wordt het een stuk gemakkelijker om de klant op een passende manier te helpen.

  • Ervaring

Naast affiniteit kan je aan de werkervaring het beste aflezen of een persoon geschikt zou zijn om de vacature in te vullen. Een klantenservice medewerker kan bijvoorbeeld ervaring in klantcontact of een sales functie hebben.

  • Referenties

Referenties zijn natuurlijk een belangrijk onderdeel van de werkervaring die iemand heeft opgebouwd. Is deze persoon van toegevoegde waarde geweest in zijn of haar voorgaande banen? Dan is de kans groot dat dit bij jou ook zo zal zijn.

  • Empathisch vermogen

Hoewel met moeilijk af te lezen is aan de hand van een C.V. en een motivatiebrief, is het empathisch vermogen van iemand één van de belangrijkste punten in het selecteren van een goede klantenservice medewerker. Bij een eventueel sollicitatiegesprek komt dit wel van pas. Hierbij kan je een aantal scenario's voorstellen waar de sollicitant dan invulling aan moet geven.

  • Taal

Het correct spreken en schrijven van de Nederlandse is voor mij altijd een punt waarop de meeste sollicitanten direct afvallen. Dit hoeft natuurlijk niet geheel foutloos te zijn. Maar meerdere spelfouten of een onverstaanbaar accent vind ik simpelweg niet kunnen voor een medewerker die in direct contact staat met je klanten. Deze medewerkers zijn een uithangbord voor je bedrijf en bepalen voor een groot deel het imago.

  • Eerlijkheid

Een eerlijke verkoper komt al een heel eind zeggen ze wel eens, je zorgt er voor dat mensen je gaan vertrouwen door dit vertrouwen keer op keer waar te maken. Twijfel je aan de eerlijkheid van een sollicitant of merk je dat dingen niet helemaal kloppen? Verspil je tijd dan niet en ga verder naar de volgende.

  • Luisteren

Let er op dat de medewerkers niet alleen goed kunnen praten, maar ook goed kunnen luisteren. Een goede klantenservice medewerker kan goed luisteren en doorvragen om de kern van het probleem te ontdekken.

Het sollicitatiegesprek

Het selectieproces is doorlopen, je hebt de beste kandidaten uitgenodigd voor een persoonlijk sollicitatiegesprek. Om het maximale uit deze gesprekken te halen en de juiste keuzes te maken, is het belangrijk dat het bedrijf zich net zo goed voorbereid als de sollicitant zal doen. Daarnaast kun je een checklist bijhouden of in ieder geval een paar aspecten selecteren waar je op wil letten, empathie bijvoorbeeld. Bedenk een scenario dat vaak voorkomt binnen de klantenservice en kijk hoe de sollicitant hiermee om gaat.
sollicitatie

De voorbereiding

Net als een sollicitant is het belangrijk om ook voorbereid te zijn zodat je het maximale uit de korte gesprekken haalt. Zorg er ook voor dat je niet te ver afdwaalt als er wel direct een persoonlijke klik is, het is aan jou om te bepalen of de kandidaat de functie kan vervullen. We raden je aan om een paar punten op te schrijven zodat het gesprek in ieder geval gestructureerd verloopt. Aanvullende vragen die je naar aanleiding van het C.V. hebt kan je ook vooraf noteren zodat je niets vergeet.

Waar moet je opletten

zoals genoemd zijn de bovenstaande factoren het belangrijkst bij het zoeken naar een goede klantenservice medewerker. Daarvan vinden wij eerlijkheid en empathie vaak het belangrijkste. Dit bepaald in welke mate de medewerker zich kan inleven in de klant en hoe goed de service ervaren wordt. Je komt er natuurlijk al gauw genoeg achter of iemand representatief genoeg is voor de functie. Ook merk je gauw genoeg hoe welbespraakt en goed in de omgang iemand is. Andere aspecten waar je op kunt letten is nauwkeurigheid, dit kan je het beste doen door een scenario na te spelen of de kandidaat een opdracht uit te laten voeren.

Laat een verhaal vertellen

Voor sollicitanten bestaan veel gesprekken uit aardig doen en goed luisteren, af toe moet je wat over jezelf vertellen. Ik raad je aan om gelijk in het diepe te duiken en de sollicitant aan het woord te laten. Leg de sollicitant bijvoorbeeld een paar situaties voor, leuke en minder leuke. En kijk vervolgens hoe hij of zij hiermee om zou gaan. Je kunt gebruik maken van verschillende scenario's. Het komt wellicht niet vaak voor maar het is toch super belangrijk hoe een medewerker met een klacht om zou springen.
personeel

Stel eens een gekke vraag!

Soms moet je even afwijken van de standaard vragen die er gesteld worden tijdens een interview voor een nieuwe baan. De sollicitanten zijn hier vaak ook prima op voorbereid. Het kan daarom goed werken om eens een gekke vraag te stellen om er achter te komen hoe een persoon in elkaar steekt. Het lijkt misschien vreemd maar het kan je wel degelijk een hoop informatie verschaffen. Daarnaast kom je er direct achter hoe iemand omgaat met een onverwachte situatie. Hieronder vind je een paar voorbeelden van gekke vragen die je kunt stellen.
Als je voor je werk een week naar China moet, zie je dat zitten?
Als je volgende week vrijdag een uurtje eerder moet werken en een uur eerder klaar bent, gaat dat lukken?
Hoe laat wordt je meestal wakker en hoe laat ga je naar bed?
Wat zijn je passies en dromen voor de toekomst?

Wees duidelijk over het vervolg

Zodra het sollicitatiegesprek is afgelopen schud je elkaar de hand en geef je aan op korte termijn uitsluitsel te geven. Als het even kan geef je hierbij gelijk de termijn aan dat de sollicitant een reactie kan verwachten. Hiermee voorkom je ook dat je na een aantal dagen al telefoontjes krijgt van benieuwd sollicitanten die wachten op een reactie. Als je bepaalde personen afwijst dan kan je er ook voor kiezen om een reden mee te geven, ik raad je echter aan om dit niet te doen, simpelweg om discussie te voorkomen. Je kunt wel een beleid instellen waarbij de sollicitant zelf kan kiezen of hij of zij feedback wenst indien afwijzing.
comm

Laat altijd iets weten

Ook krijg je honderden sollicitatiebrieven en moet je ook na gesprekken nog tientallen mensen afwijzen, laat altijd iets weten! Niet alleen is dit fijn voor de sollicitant, het imago van je webwinkel wordt er ook beter van!

Reageer op dit artikel

avatar
  Subscribe  
Abonneren op