Order management software gebruiken voor de webwinkel
Binnen een webwinkel zijn er vele processen die intern doorlopen worden. Er wordt een order geplaatst, de voorraad verandert, want de bestelling wordt klaargemaakt en deze wordt opgestuurd met de benodigde gegevens en papieren.
Het proces verandert niet, maar het gemak waarmee je dit doorloopt kan wel enorm verschillen. Want hoe zorg jij ervoor dat je zo effectief mogelijk je bestellingen afhandelt? Maak jij al gebruik van order management software?
Administratie van een webwinkel
Het hebben van een webwinkel is ontzettend leuk, maar vergt ook een goede verwerking van alle gegevens en producten. Een bestelling komt binnen en de afhandeling wordt naar de klant toe gecommuniceerd. Ondertussen werk je het voorraadbeheer bij en zorg je voor de juiste verpakkingsmaterialen. Hier hoort natuurlijk een factuur bij, maar ook een pakbon en een leveringsbevestiging. Op zich niet heel ingewikkeld, mits je alles effectief kunt bijhouden. Begint je webwinkel ineens heel erg goed en snel te lopen, dan kan de administratieve rompslomp gauw een complexe gebeurtenis worden.
Van bestelling tot levering
Normaal ziet het proces er ongeveer zo uit:
- Er is een bestelling geplaatst
- Een email komt binnen met een melding van een nieuwe bestelling
- De verantwoordelijke logt in om de bestelling te bekijken en om de pakbon te printen
- De bestelling wordt verpakt
- De bestelling wordt gewogen
- Er wordt een bon van/ voor het vervoersbedrijf gemaakt en geprint
- De papieren worden op de doos geplakt en de bestelling wordt klaargezet om te vervoeren
Iedere stap uit het rijtje is nodig om een bestelling volledig te voltooien. Dit kan simpelweg niet korter gemaakt worden. Als je deze stappen eens goed bekijkt, hoe werk jij het dan eigenlijk uit?
Effectief proces met order management
Om effectief te kunnen werken is een gedegen order management systeem zinvol. Hiermee kan je de pakbon, de factuur en papieren tegelijk printen. Door binnenkomende producten te registreren in het systeem, met gewicht, afmetingen en opmerkingen, kunnen deze gegevens gelijk meegenomen worden bij het afhandelen van een bestelling.
Door het invullen van de afmetingen kan het systeem bijvoorbeeld direct de meest geschikte doos voor het product aanwijzen, zodat je niet meer hoeft te passen en te meten. Zo’n systeem werkt dus heel accuraat en snel!
Effectief vervoeren
Natuurlijk moeten de bestellingen ook gecommuniceerd worden naar het betreffende vervoersbedrijf, zodat het pakket meegenomen kan worden om snel bij de klant af te leveren. Een order management systeem heeft een integratie met de belangrijkste spelers, zoals Post NL, DHL, UPS of DPD. Met het afhandelen van de bestelling wordt het pakket dus gelijk klaar gemaakt voor de vervoerder!
Voorraadbeheer
Hoe houd jij je voorraad administratief gezien bij? Heb je een handig programmaatje gemaakt waarin je het kan bijhouden, of weet je precies wat je hebt en houd je het zonder administratie bij?
Om alles goed te registreren is het bijhouden van de voorraad best wel handig. Maar als je regelmatig bestellingen hebt wordt het gauw een ondergeschoven kindje. De bestelling goed afronden heeft immers veel meer prioriteit. Daarbij is het soms lastig om een effectief systeem te hanteren.
Order management met voorraadbeheer
Met order management software is het tegenwoordig niet zo lastig meer. Registreer je producten bij binnenkomst en laat de rest van het werk aan de computer over. Hierdoor houd je de producten nauwlettend in de gaten en zie je het direct wanneer iets uit voorraad dreigt te raken.
Alleen een webwinkel is het meestal nog prima bij te houden, maar wanneer de verkoopkanalen via meerdere wegen gaan zal het wat ingewikkelder worden. Heb je naast de webshop bijvoorbeeld nog een fysieke winkel, of verkoop je de producten ook via andere websites? Dan is één systeem voor alle verkopen zeker een voordeel.
Order management integreren
Naast je webshop bied je de producten misschien ook aan op andere websites, zoals Marktplaats, eBay of Speurders. De meeste order management systemen zijn zo ingericht dat meerdere platformen kunnen worden geïntegreerd, zodat je alles eenvoudig kunt bijhouden. Hierdoor heb je direct inzicht in de bestellingen, de statussen en voorraden. En daarbij zijn de meeste systemen ook te integreren met een boekhoudprogramma, zodat de resultaten er zo uitrollen!
Een systeem voor alle verkooplocaties
Een order management systeem kan dus prima verschillende kanalen hanteren, maar wat als je aan het groeien bent en uiteindelijk meerdere winkels hebt op verschillende locaties? Een goed systeem kan dit ook managen, door het onderscheid van de voorraden op de verschillende locaties te zien. Een bestelling kan dus ook doorgestuurd en verdeeld worden over de betreffende locaties op basis van de ingebouwde modules.
Order management software kiezen
Er zijn ontzettend veel systemen te vinden, evenals complete software om een webwinkel te maken met een goed administratiesysteem. Maar welke is geschikt voor jou? Dit kan een ander niet voor jou bepalen. Vergelijk de systemen, vooral op de punten die voor jou het meest belangrijk zijn, zodat de software gemakkelijk te integreren is met jouw e-commerce systeem. Natuurlijk zijn de systemen ook in verschillende prijscategorieën beschikbaar, ook dit moet goed bij jouw bedrijf aansluiten. We kunnen uit ervaring de volgende software systemen voor order management aanbevelen: Lightspeed en Exact zijn topprogramma's voor ordermanagement en voorraadbeheer.
Wanneer gebruik maken van een order management systeem
Voor de kleinere webwinkels zijn de administratie, voorraad en orders meestal nog wel goed zelf te beheren. Misschien heb je zelf een gemakkelijk overzicht gemaakt in Excel, of heb je elders een duidelijk overzicht voor jezelf. Maar zodra de frequentie van bestellingen gaat groeien, of wanneer er nieuwe kanalen bij komen, wordt de gehele administratie een complexe gebeurtenis. Er zijn zoveel aspecten om rekening mee te houden dat je het misschien niet meer opmerkt dat het verpakkingsmateriaal uit voorraad raakt. Of door alle drukte ben je een bestelling vergeten, of wordt de boekhouding een grote stapel losse papieren. Het management systeem is ideaal om snel, effectief en efficiënt te werken, met een gemakkelijk overzicht van alle onderdelen uit het proces. Het is wat dat betreft een flinke aanrader om een order management systeem te gebruiken, om een omslachtige verwerking te voorkomen.
