Administratie & boekhouding webshop
De administratie van een webshop is een onderwerp waar veel webshop eigenaren tegenaan lopen. Je wil immers bouwen aan je webwinkel en randzaken als de boekhouding geven dan alleen maar ruis.
Toch heeft de boekhouding van een webshop jouw aandacht nodig.
Door de administratie efficiënt in te richten, zul je uiteindelijk een hoop tijd besparen. Misschien ga je het zelfs leuk vinden 😀
Waarom is boekhouden eigenlijk nodig?
Als je een webwinkel bent begonnen, dan moet je van de belastingdienst aan een aantal administratieve verplichtingen voldoen. Daaronder valt het optuigen van een administratie die gedurende een periode van zeven jaar opgevraagd kan worden.
De boekhouding van een webshop
Een e-commerce boekhouding onderscheidt zich van veel andere administraties door de hoeveelheid transacties & retouren. Deze vind je allemaal overzichtelijk in de beheeromgeving van de webwinkel.
Meestal gaat het via iDeal en heb je de betaling voor de verzending en soms wordt er onder rembours of achteraf betaald. In dit laatste geval heb je te maken met een debiteur.
Ook heb je je eigen facturen en bonnetjes voor kosten die je maakt. Afhankelijk van hoe jouw boekhoudsoftware werkt, kun je deze scannen en online archiveren of bewaren in een ordner.
Een groot voordeel van de webshop boekhouding is dat deze nagenoeg volledig te automatiseren is.
Startende webwinkeliers kunnen kiezen om de administratie zelf (online) op te zetten of om het uit te besteden aan een boekhouder. Dat laatste is misschien handig als je compleet geen verstand hebt van financiën, maar het kost wel flink wat extra.
De administratie zelf doen
Mede vanwege de kosten kiezen veel ondernemers om zelf de administratie te doen.
Maar de voornaamste reden zal de eenvoud zijn waarmee je tegenwoordig zelf online kunt boekhouden. Online boekhoudsoftware koppel je namelijk direct aan jouw webwinkel.
Er zijn een aantal hele handige boekhoudprogramma’s voor webwinkels. Deze nemen bijna al het werk voor je uit handen.
Grotere boekhoudprogramma’s die te koppelen zijn met een webshop zijn Afas of Exact. Hierin kun je bijvoorbeeld ook een personeelsadministratie opzetten. E-boekhouden is software die zich richt op startende webshops.
Betalingen matchen
Een onderdeel van de webshop administratie is het koppelen van bedragen in de bank aan de bedragen op de bestelbon of factuur.
Soms kunnen hier verschillen in ontstaan door valutaverschillen of kosten voor de payment provider. Sommige software vangt dit goed af, maar het kan ook nodig zijn om hier handmatig doorheen te gaan.
Inkomstenbelasting voor Webshops
Elk jaar gaan er eenmanszaken failliet omdat er in de administratie geen rekening is gehouden met de inkomstenbelasting (bij een B.V. is het winstbelasting).
Het afdragen van de BTW is iets wat veel ondernemers elk kwartaal netjes doen. Maar ook over alle inkomsten moet belasting worden betaald!
Dit bedrag moet jaarlijks in één keer betaald worden (achteraf). Wanneer je vergeten bent om geld opzij te zetten en je moet ineens een XX.XXX bedrag betalen, dan kan je wel eens in de problemen komen.
Reserveer dus altijd het bedrag wat je moet betalen.
Eventueel kan je gebruikmaken van de voorlopige aanslag. Het is mogelijk om de voorlopige aanslag in termijnen te betalen. De definitieve aanslag moet binnen twee maanden volledig afgetikt zijn.
Waaraan moet goede boekhouding nog meer voldoen?
Het belangrijkste aan de webshop boekhouding is dat de boekhoudsoftware een api of koppeling biedt met zowel de Payment Service Provider (PSP) als de webshop builder of open source software die je gebruikt. PSP Mollie is tegenwoordig een zeer populaire keuze.
Het is erg prettig om makkelijk facturen te kunnen opmaken en versturen.
Goede boekhouding betekent ook de juiste boekhouding. Kies voor eenvoudige software als je ook een kleine en eenvoudige webshop hebt.
Is een Excel bestand nog wel een alternatief?
Hoewel we voorheen aanraadden om Excel te gebruiken als starter is dit eigenlijk niet meer toereikend. Dit komt voornamelijk door de gebruiksvriendelijkheid van de huidige boekhoudsoftware.
Conclusie: boekhouding webshops is tegenwoordig redelijk eenvoudig
Op het eerste gezicht lijkt de webshop boekhouding een complex iets waar startende webwinkeliers tegenaan hikken.
Met de huidige kwaliteit van de (online) boekhoudprogramma’s is de administratie voor een webshop echter erg eenvoudig.
Dankzij scherpe welkomsttarieven is het mogelijk om zelfs de eerste 15 maanden gratis gebruik te maken van de software. Hierdoor is zelf starten met Excel eigenlijk ook al geen reëel optie meer.
Denk nog even hier aan als je gaat beginnen:
- Houd altijd je inkomsten en uitgaven overzichtelijk bij.
- Als je voor boekhoudsoftware kiest: Kijk altijd of jouw webshop pakket goede koppelingen heeft met de boekhoudsoftware.
- Voor je administratie kan je gebruikmaken van de gratis proef periodes van partijen als e-Boekhouden (15 maanden lang).
- Excel is alleen aan te raden als je in de experimentele fase zit. De betaalde boekhoudprogramma's zijn geautomatiseerd en besparen je een hoop tijd. Daarnaast kan je vanaf elke locatie inloggen in je account.
- Huur eventueel een boekhouder of accountant in om je te helpen met je administratie en de aangiftes. Onthoud wel dat jij eindverantwoordelijke bent en blijft!
- Reserveer altijd een bedrag voor de inkomstenbelasting of de winstbelasting door dit bijvoorbeeld op een aparte rekening te zetten.
- Laat jij je personeel ook facturen betalen? Doe dit dan alleen voor de bankrekeningnummers die in je adresboek staan. Dit zijn de goedgekeurde bedrijven.
