Administratie voor je webwinkel

← Terug naar Webwinkel Beginnen

De administratie van een webwinkel is een probleem waar veel startende ondernemers tegenaan lopen. Zodra je webwinkel een ware business wordt, komt ook de Belastingdienst om de hoek kijken. En dat maakt het allemaal wat lastiger.

Het valt eigenlijk wel mee, zo lastig is het niet. Door een goede administratie op te zetten zul je geld besparen en zelfs geld verdienen! Op deze pagina geef ik graag advies en tips over de administratie van je webwinkel en de belastingaangifte.

Omdat een webwinkel vaak vele kleine orders heeft wordt de administratie al snel erg uitgebreid en kan het een hoop tijd kosten. Ik geef je daarom gelijk wat “Hangmat Filosofie” tips waarmee je tijd en uiteindelijk geld kunt besparen op de administratie!

webwinkel administratie

Wat moet de Belastingdienst weten?

Laat ik beginnen met de Belastingdienst. Waaraan moet je voldoen en wat willen ze van je weten?

De Belastingdienst hoeft alleen te weten hoeveel je hebt verkocht en hoeveel je hebt uitgegeven. Daarnaast willen ze weten tegen welk BTW tarief (hoog 21% of laag 6%) je de producten van je webwinkel heb ingekocht en verkocht. De BTW draag je af bij een verkoop en kan je terug ontvangen bij een inkoop.

Eigenlijk is er dus niets moeilijks aan. Dit kun je gewoon bijhouden in Excel. Zeker handig als je een eenmanszaak hebt en alleen de benodigde gegevens in je administratie voorkomen. Indien je al eens met Excel gewerkt hebt, dan komt je een heel eind. Een tabblad inkoop, een tabblad verkoop en een tabblad met de verschillen. Om tijd te besparen zet je er nog enkele formules in die voor jou de BTW automatisch uitrekenen. Even Googelen op ‘administratie in Excel' levert je ook een schat van informatie op.

Zorg er verder voor dat je de facturen netjes in een map stopt (op volgorde) en je hebt een basisadministratie. Vergeet niet om de gegevens minimaal zeven jaar te bewaren. Dit valt namelijk onder de fiscale bewaarplicht. Ook je administratie in Excel valt hieronder.

Ikzelf scan elke factuur in en bewaar alles digitaal (in de cloud). Hierdoor kan ik vanaf elke plek bij mijn administratie komen.

Ben je geen ster met Excel? Dan heb ik nog een paar tools om je op weg te helpen:

* Template Excel
* Google Spreadsheet
* Tutorial administratie bijhouden in Excel 

belastingdienst-webwinkels

Een administratieprogramma, wat kun je er mee?

Een administratieprogramma als Twinfield, Exact, Jortt of Reeleezee doet precies hetzelfde als wat ik hierboven beschreef. Het voordeel van een administratieprogramma is dat er meer mogelijkheden zijn om te automatiseren. Zo hoef je niet telkens weer hetzelfde te doen en dat bespaart je tijd. Daarnaast geven deze programma's jou meer statistieken ten opzichte van een Excelsheet. Ook profiteer je met een boekhoudprogramma van andere handige functies, zo is het mogelijk om bankafschriften te importeren en in sommige gevallen bonnetjes in te scannen via een app.

Dit zijn dan ook de twee voornaamste redenen om een administratieprogramma te kopen. Bij een webwinkel draait alles om de statistieken en snelheid. Hoe eerder je over accurate gegevens beschikt, hoe sneller je op de markt kan inspelen en je koers kan bijstellen.

Daarnaast is een administratieprogramma ook erg handig om de boel te automatiseren. Handmatig de administratie bijhouden neemt al snel een paar uur in beslag van je tijd. Een pakket kost meestal de eerste weken enkele uren meer werk; alles is nieuw, je moet eerst ontdekken hoe alles werkt en wat de termen allemaal precies inhouden. Maar als je het eenmaal doorhebt, bespaart het je een hoop werk.

Zoals ik al aangaf heb je voor je webwinkel tegenwoordig keus genoeg uit verschillende boekhoudprogramma's. Benieuwd naar welk programma het meest geschikt is voor jou? Dan kan je online de verschillende software vergelijken.

Excel of administratieprogramma?

Zit je nog in de experimentele fase? Dan biedt het Excel document een uitkomst. Het kost niets,  je hebt toch overzicht en de Belastingdienst is tevreden.

Ben je echter klaar om echt verkopen te realiseren, dan raad ik je met klem aan om een administratieprogramma aan te schaffen. De tijd die je daardoor bespaart is goud waard!

Maak gebruik van een online administratieprogramma. Zo heb je vanaf elke locatie toegang tot je administratie. Ook kan je de boekhouder of accountant de inloggegevens geven van je account, zodat hij ook in de administratie kan komen.

boekhouden-webwinkels

Je administratie in je webwinkel integreren

Ook op administratief gebied wordt er veel geïnnoveerd, waardoor het voor webwinkels steeds eenvoudiger wordt om de order automatisch in de administratie te boeken. Programma's waarmee je dit kunt doen zijn onder andere Reeleezee en Exact Online. Ook voor Magento en de meeste licentie webwinkel software zijn er tegenwoordig diverse koppelingen waarmee je ordersysteem synchroon loopt met je administratie. Uiteraard bespaar je hiermee een hoop tijd, omdat je niet elke order zelf hoeft in te boeken.

Een boekhouder of accountant?

Indien je geen financieel wonder bent en nog nooit van kasboeken, grootboeken en afschrijvingen hebt gehoord kan een boekhouder je veel geld en stress besparen. Natuurlijk is een boekhouder ook niet gratis, maar hij of zij kan je wijzen op bepaalde dingen die je anders verkeerd, onnodig of omslachtig doet in je administratie. Om geld te besparen, raad ik je aan om pas als je de experimentele fase achter je hebt gelaten een boekhouder of accountant te nemen.

Om extra geld te besparen is het handig om zelf de facturen in te voeren. Een uurloon van 60 euro is al snel betaald. Je kunt de facturen bijvoorbeeld inkloppen in het administratieprogramma waarna de boekhouder/accountant de cijfers controleert en de belasting opgeeft. Maak hier duidelijke afspraken over, zodat je niet een factuur ontvangt die je niet had verwacht.

Verschil boekhouder en accountant: Boekhouder is een vrij beroep. Iedereen mag zich boekhouder noemen en advies geven. Een accountant heeft bepaalde diploma’s en is dus zeker op de hoogte van het belastingstelsel en de boekhoudregels. Een accountant is meestal wat duurder dan de boekhouder.

Vergeet niet dat jij eindverantwoordelijk bent en blijft! Als de boekhouder of accountant er een potje van maakt dan ben jij nog steeds aansprakelijk. Het is dus verstandig om de boeken regelmatig ook zelf te controleren.

boekhouder-voor-webwinkels

Inkomstenbelasting

Elk jaar gaan er eenmanszaken failliet omdat er in de administratie geen rekening is gehouden met de inkomstenbelasting (bij een B.V. is het winstbelasting).

Het afdragen van de BTW is iets wat veel ondernemers elk kwartaal netjes doen. Maar ook over alle inkomsten moet belasting worden betaald!

Dit bedrag moet jaarlijks in één keer betaald worden (achteraf). Wanneer je vergeten bent om geld opzij te zetten en je moet opeens een XX.XXX bedrag betalen, dan kan je weleens in de problemen komen. Reserveer dus altijd het bedrag wat je moet betalen. Hoe je dat doet, licht ik hieronder verder toe.

Eventueel kan je gebruikmaken van de voorlopige aanslag. Het is mogelijk om de voorlopige aanslag in termijnen te betalen. De definitieve aanslag moet binnen (ik geloof) twee maanden volledig afgetikt zijn.

Inkomstenbelasting of winstbelasting berekenen

Maar hoe weet je nou welk bedrag je opzij moet zetten? Ik gebruik vaak deze tool om de inkomstenbelasting of winstbelasting te berekenen schatten zodat ik alvast geld kan reserveren.

Bij Argenta (Belgische bank) heb ik een gratis rekening geopend waar je extra spaarrekeningen kan openen. Het geld wat ik moet reserveren zet ik telkens op een aparte rekening zodat ik er niet ‘per ongeluk' aan kan komen. Ik heb bij Argenta nu zo'n acht rekeningen met allemaal “potjes”. Reuze handig en de rente is hoger dan bij de ABN, Rabobank of ING (Deposito garantie tot € 100.000).

Ons geheim van een goede administratie

Voor onze webwinkels hebben we de administratie puur ingericht om aan de wensen van de Belastingdienst te voldoen.

Ik bankier zelf via de Rabobank en heb mijn personeel gedeeltelijk toegang gegeven zodat ze ook zelf facturen kunnen betalen. Deze bankrekeningnummers moeten wel in het adresboek staan, zodat ze alleen betalingen doen aan de bedrijven die ik heb goedgekeurd. Ik kijk bijna dagelijks op mijn Rabobank app dus gekke betalingen kom ik direct tegen.

De facturen uploaden ze daarna naar Reeleezee. Mijn accountant weet dat hij eens per maand alle geüploade facturen moet inboeken (al gaat een deel ook automatisch). Hiervoor betaal ik hem gewoon per uur.

Elke maand zijn dus alle facturen betaald en is mijn administratie up-to-date. Zelf heb ik er niets aan gedaan; dat is de Hangmat Filosofie! 😉

Voor de echte statistieken, de statistieken waarop ik beslissingen neem, houd ik semiautomatisch een uitgebreid bestand met Google Sheets (Succes Statistieken) bij.

Succes Statistieken

In de Succes Statistieken wordt eerst de omzet per website én per advertentiekanaal automatisch uitgesplitst. Daarna worden de kosten per advertentiekanaal, al dan niet automatisch, toegevoegd.

Nu voegen we de variabele kosten per order (verzendkosten, verpakkingsmateriaal, betaalkosten) toe. Ook de vaste lasten worden uitgerekend. We voegen zelfs het retourpercentage en de retourkosten toe.

Hierdoor hebben we de meest actuele statistieken die een webwinkel zich maar kan wensen. Eén keer per maand update ik binnen 1 uur het bestand en weet ik exact hoeveel onder andere Beslist of Marktplaats ons die maand heeft opgeleverd. Tot op de euro nauwkeurig!

Beslissingen nemen wordt met de Succes Statistieken een fluitje van een cent!

Wil jij ook de Succes Statistieken + uitgebreide uitleg ontvangen?

Je snapt dat dit bestand uiterst waardevol is voor je webwinkel business. Sterker nog, een webwinkel kan niet zonder zo'n bestand!

De Succes Statistieken + uitgebreide uitleg maakt standaard deel uit van de Webwinkel Succes Formule.

De administratie van een webwinkel in het kort:

* Houd altijd je inkomsten en uitgaven overzichtelijk bij
* Voor je administratie kan je gebruikmaken van Excel (gratis) of boekhoudprogramma's als Reeleezee, Exact, Jorrt of Twinfield (tegen betaling)
* Excel is aan te raden voor de kleinere bedrijven of als je in de experimentele fase zit. De betaalde boekhoudprogramma's zijn geautomatiseerd en besparen je een hoop tijd. Daarnaast kan je vanaf elke locatie inloggen in je account
* Huur eventueel een boekhouder of accountant in om je te helpen met je administratie en de aangiftes. Onthoud wel dat jij eindverantwoordelijke bent en blijft!
* Reserveer altijd een bedrag voor de inkomstenbelasting of de winstbelasting door dit bijvoorbeeld op een aparte rekening te zetten
* Laat jij je personeel ook facturen betalen? Doe dit dan alleen voor de bankrekeningnummers die in je adresboek staan. Dit zijn de goedgekeurde bedrijven
* Houd overzicht in de omzet en kosten met de Succes Statistieken

← Terug naar Webwinkel Beginnen

Reageer

Hulp nodig bij dit onderwerp? Bezoek het Webwinkel Forum waar de WebwinkelSucces Community elkaar graag helpt!
    • Kevin
    • 2 juni 2014
    Beantwoorden

    Ik ben net mijn eigen onderneming begonnen in hartje Amsterdam. Momenteel dus nog redelijk klein, maar ik heb helemaal geen zin en tijd voor al het administratie werk. Een paar weken terug heb ik ficsbook geïnstalleerd. Heerlijk, het scheelt me heel wat gedoe. Je moet nog wel af en toe online gegevens checken, maar verder bespaart het met mij enorm veel tijd. Kijk op deze link maar even: https://www.ficsus.nl/

  1. Beantwoorden

    Wij gebruiken acumulus boekhouden op magento, ik ben daar echt wel blij mee, dat bespaard erg veel handelingen. Wel moet je die controleren. Maar ze staan overal voor open, suggesties en van alles kun je doen. https://www.siel.nl/acumulus.php
    En het is ook te betalen als je een redelijk kleine eenmanszaak hebt!

    • Hanneke
    • 15 april 2013
    Beantwoorden

    Ik heb ook een abonnement aangevraagd bij e-boekhouden.nl maar als ik mijn facturen exporteer zit er een klein verschil tussen mijn factuur in Magento en de factuur in e-boekhouden.nl. Dit heeft met de BTW te maken. Hebben jullie dit ook?

    • Petra
    • 8 november 2012
    Beantwoorden

    Er wordt nog een btw tarief van 19% genoemd, dit zou volgens mij nu 21% moeten zijn.

      • Kees van Dijk
      • 24 januari 2014
      Beantwoorden

      Bedankt! Ik heb het aangepast.

  2. contact op te nemen met een lokale commercialista accountant, vraag om adressen en voor uiterlijk 31 oktober de achterstallige ICI te betalen.

    • L. Coolen
    • 18 januari 2011
    Beantwoorden

    Ik gebruik ook e-Boekhouden.nl. Ik ben er erg tevreden over. Ook als je geen verstand hebt van boekhouden, kun je met eboekhouden je administratie bijhouden.

    Ik gebruik ook de facturatie-mogelijkheden van het pakket en dat werkt heel handig. Je facturen worden meteen verwerkt in de administratie. Dat scheelt veel werk! Wist niet dat er Magento-support was. Ik ga even kijken of dat ook voor mij interessant is. Dank voor de tip!

    • Lex Bunnik
    • 26 november 2010
    Beantwoorden

    Inderdaad een goed programma: e-boekhouden. Maar je moet nog wel enig inzicht in administratieve-, boekhoud- of belastingzaken hebben om je administratie naar behoren te voeren. Ik kan je daarbij helpen want heb zelf en administratiekantoor.
    Je kunt vrijblijvend mailen

    Groet

  3. Beantwoorden

    Wij gebruiken zelf e-boekhouden.nl
    echt een aanrader
    plus een goede koppeling en support met Magento en veel goedkoper. 🙂

Blogberichten over dit onderwerp